Sol·licitud viatge, inscripcions congressos

Amb qui he de contractar els viatges

Estem obligats a contractar via les agències de viatges, tret que s'aconsegueixi un millor preu. 

Veure directrius Gerència

Com demanar un pagament avançat o inscripcions a congressos

Inscripcions a congressos

• L'interessat s'encarregarà sempre de realitzar la seva inscripció al congrés.

• Si es necessita tramitar el pagament d'una inscripció l'eina permet, si es vol, registrar el viatge i no fer el tràmit amb l'agència de viatges fins saber les dates en que es vol viatjar.

• En l'apartat de l'eina sobre la informació del congrés el viatger pot demanar:
  • que la UTG realitzi el pagament 
  • a la UTG la reposició del pagament realitzat pel viatger

• Cal que el viatger que hi assisteix:
  Universitat Politècnica de Catalunya
  C/ Jordi Girona, 31
  08034 Barcelona
  NIF (VAT number) ES-Q0818003F.
• obtingui la factura amb les dades fiscals correctes:
• demani la documentació referent a la seva assistència, i a la seva participació en el mateix, si és el cas (ponències, pòsters ets.). També caldrà que aporti l'agenda, si cal; veure apartat documentació.

• En projectes europeus H2020 s’accepta també una passive participation en els supòsits:
  • “under condition that the attendee reports back to the project (content of event, contacts made etc.) and the event appears in the periodic report” 
  • “amb la condició que l’assistent informi del projecte (contingut de l’esdeveniment, contactes realitzats, etc.) i l’esdeveniment aparegui a l’informe periòdic”

Pagaments per avançat

• Estem obligats a contractar via les agències de viatges, tret que s'aconsegueixi un millor preu. Veure directrius Gerència.
• Només en cas que s'hagi demanat oferta a l'agència via l'eina, i per tant tinguem la comparativa de preu, es podrà demanar la reposició del pagament avançat pel viatger. Quan no interessa una proposta només cal a la mateixa eina prémer el botó de "cancel·lar tramitació amb l'agència". Tal com diu a les directrius Gerència (punt 4.6) "La comprovació d’aquest fet s’ha de poder realitzar a través de la confrontació documental de les ofertes".
• En l'apartat de l'eina "Pagaments per avançat" el viatger pot demanar la reposició de pagaments realitzats per a locomoció i allotjament

Quins documents hauré d’aportar a la tornada del viatge

Un cop finalitzat un  viatge cal liquidar totes les despeses. Els viatgers han de presentar a la UTG:

Originals de:

• • targetes d'embarcament
  • transports: taxis, trens, bus...
  • IMPORTANT transports pagats amb contactless: no hi ha bitllet de transport, però per poder justificar els transports públics cal tenir el tiquet/factura/targeta/bitllet de transport, etc.

    Només amb l'extracte bancari no es pot compensar la despesa des de cap tipus de projecte, tampoc en comptes de lliure disposició. 
    Caldria abans mirar com poder obtenir tiquet en el sistema que hagi de transports de la ciutat on es vol viatjar.
    En el cas de TMB:

    • hi ha un aplicatiu web de TMB on es pot baixar les factures simplificades dels tiquets de transport quan es paga amb visa amb el nou sistema en el que no dona bitllet físic
    • cal registrar-se a https://www.tmb.cat/es/tarifas-metro-bus-barcelona/compra-billetes-online/validacion-tarjeta-bancaria
    • per tal de veure l'històric de la T-Mobilitat cal donar-se d'alta a www.tickets.tmb.cat
  • tiquets de peatges, si és el cas, només quan el viatge sigui amb el vehicle particular
  • tiquets d'aparcament; en cas de projectes nacionals "Amb caràcter excepcional serà elegible la despesa dels aparcaments per al vehicle particular en estacions de ferrocarrils, autobusos, ports o aeroports, permetent el estacionament en aquests aparcaments per un període superior a 24 hores, sempre que es justifiqui que el seu cost és inferior al del taxi d'anada i tornada des d'aquests llocs fins al punt on s'inicia o finalitza la comissió de serveis."
  • allotjament: factura a nom del viatger només en cas que no s'hagi tramitat via l'agència de viatges (veure pagaments per avançat); s'accepta no factura només en cas d'Airbnb o Booking: veure dietes d'allotjament
  • bitllets electrònics, només en cas que no s'hagi tramitat via l'agència de viatges (veure pagaments per avançat)

Còpies que es poden penjar a la mateixa eina en l'apartat "documents addicionals". Segons el cas:

• certificat d'assistència al congrés; no s'accepta el badge del congrés
• acta de la reunió
• carta d'invitació
• presentacions o pòsters: només en el cas de projectes europeus
  
• justificació dels motius en cas que les dates del viatge siguin fora de les dates de l'esdeveniment (veure  què he de tenir en compte...)
• justificació del criteri de repartiment del cost (carta IP) en el cas de viatges compartits en projectes de finançament públic (veure què he de tenir en compte...)
• justificació en cas que la ciutat d'origen i final del viatge no sigui la del lloc de treball (veure què he de tenir en compte...)
• document acreditatiu conforme els àpats estan inclosos en el preu d'inscripció, o són finançats per un tercer, en cas de no cobrar-se totes les dietes de manutenció que corresponen (veure despeses manutenció)
• l’agenda: 
  • un tercer ens convoca
  • surt la data inici i la data final del viatge
  • el motiu pel qual es realitza el viatge 
  • el lloc on s’ha de viatjar 
  • per a quin projecte es fa el viatge
• en projectes en consorci és obligatòria la seva presentació i per tant no es pot comptabilitzar cap viatge a justificar sense aquesta o document equivalent que, en el seu cas, es pugui acceptar per justificar la necessitat del viatge i les despeses que el composen
• l’agenda de viatge ha d’incloure pista d’auditoria (codi del projecte) i ha de ser un document de valor probatori, que en aquest cas és que l'agenda hagi estat realitzada per l'organització de l'esdeveniment
• aquesta agenda es fàcil d’aconseguir en projectes que es desenvolupin en consorci (projectes europeus, retos colaboración etc.) perquè un tercer ens convida. Però en projectes individuals potser no pugui tenir exactament les mateixes característiques quan la iniciativa del viatge parteix de l’IP del projecte. En tal cas la necessitat d’aquesta despesa s’haurà de provar a través de vies alternatives com pot ser el fet de estar previst en la memòria del projecte o altres que sigui adients al cas
• els trets de l’agenda són:
• tot i així hi pot haver alguns tipus de projectes on no sigui necessari que un tercer ens convoqui
• en el cas de que la UPC actuï com coordinador del projecte caldrà, a més a més, la llista de participants o fulls d’assistència, fent esment exprés de si els participants se’ls paga la manutenció o no
• en cas de no existir agenda ens podrien demanar altra documentació alternativa que pogués ser probatòria dels diferents elements que hem esmentat i que formen part de la mateixa

La UTG adjuntarà l'autorització de viatge que descarregarà de l'eina de viatges, introduirà les despeses i la liquidació del viatge serà signada electrònicament pel viatger i responsable del projecte/pressupost.

Recordar que en cas d’haver optat per un viatge en classe immediatament superior a la turista (directrius de gerència 13/5/2015), degut a la llarga durada del viatge, el sobre cost haurà d’anar amb càrrec a fons de lliure disposició.

Què he de tenir en compte si el meu viatge està carregat a un projecte de finançament públic

Dates del viatge

Cal tenir en compte en el moment de fer una reserva els següents punts:

• El viatge s'ha de realitzar dins les dates de l'esdeveniment al que s'assistirà (congrés, reunió, etc.).

• Només si el viatge és de llarga distància es pot viatjar una nit abans i un dia després de la finalització de l'esdeveniment.

• En cas de voler viatjar dies abans i/o tornar dies després de l'esdeveniment:

• cal aportar una justificació dels motius signada el viatger 
• només si els dies "extra" són relacionats amb el projecte, i es justifiquen documentalment, es podran compensar les despeses d'aquests dies
• IMPORTANT: si els dies "extra" no són relacionats amb el projecte, cal demanar a l'agència de viatges pressupost suposant el viatge dins les dates de l'esdeveniment, per tal de demostrar que el cost del viatge realitzat no ha estat més car

Aparcaments

Amb caràcter excepcional serà elegible la despesa dels aparcaments per al vehicle particular en estacions de ferrocarrils, autobusos, ports o aeroports, permetent el estacionament en aquests aparcaments per un període superior a 24 hores, sempre que es justifiqui que el seu cost és inferior al del taxi d'anada i tornada des d'aquests llocs fins al punt on s'inicia o finalitza la comissió de serveis.

Origen i final del viatge

Si la ciutat d'origen i final del viatge no és el del lloc de treball, cal adjuntar la justificació corresponent. Si el lloc de treball és al Campus Nord, el viatge s'ha d'iniciar des d'aquest, per tant si existeix un taxi per exemple a l'aeroport ha de ser des d'aquí i no des de la població on es resideix. En cas de l'avió, la sortida hauria de ser des de Barcelona i a tornada també. Si per exemple, s'està realitzant una estada a l'estranger i per tant el viatge s'origina en una altra ciutat, caldrà adjuntar la documentació conforme s'està realitzant l'estada en aquella ciutat.

Viatges Compartits

Totes les despeses han de complir la condició de ser necessàries, d'aquí se'n deriva que en casos de viatges compartits, es a dir, que en cas de viatges que s'aprofiten per més d'un projecte, ha d'estar molt clar què és el que es fa (agendes) i el criteri de repartiment del cost (carta IP).

Vinculació viatge-projecte

Si el viatge està carregat a un projecte europeu o nacional, l'eina de viatges demanarà:

• la vinculació amb el projecte del viatger: caldrà dir si el viatger és l'IP, membre de l'equip d'investigació, l'equip de treball o "altres" on caldrà indicar quina és 

• la vinculació amb el projecte del viatge: és obligatori indicar sempre a quin WP (Work Package o paquet de treball) està vinculat el viatge

És molt important que estiguin ben introduïdes les vinculacions ja que és informació que apareix a les fitxes de viatge que demanen els auditors. L'IP rep notificació via l'eina de viatges per tal que la revisi i pugui modificar-la si ho creu convenient.

Quina cobertura te la meva assegurança de viatge. NOVETAT: COVID-19

L'emissió de títols de transport a través de les Agències de viatges UPC, i facturats a la UPC, garanteix al viatger una completa assegurança en viatges depenent del país.

NOTA: La UPC ha contractat una ampliació COVID-19 a les cobertures de viatge associades a les targetes Diners que tenen la majoria de les agències homologades de la Universitat.

La contractació d'un servei (allotjament, lloguer de cotxe,...) a les Agències de viatges UPC, que no tingui una contractació associada d'un bitllet aeri o de tren, no queda cobert per les assegurances relacionades a la pàgina web: https://guiadecompres.upc.edu/ca/serveis/viatges/asseguranca-en-viatges

Puc viatjar sense estar cobert amb una assegurança de viatges?

No, en cap cas i sota cap concepte.

El dret a percebre assistència en viatges per part de la Seguretat Social i/o per part de MUFACE al lloc/llocs de destinació no eximeix al viatger de l'obligació de viatjar amb una assegurança Ámex, Diners o similar.

Veure web viatges UPC: info