Vés al contingut (premeu Retorn)

Crear comanda

Crear comanda

Pas 1

L’accés a l’aplicació és: https://compres.utgcntic.upc.edu
Per crear una nova comanda ha d’anar al menú Compres > Crear comanda
S'ha d'omplir el formulari amb la informació del proveïdor seleccionat, el material a comprar i altres informacions.
Si fem la comanda en nom d'una altre persona (per exemple un PDI que ens ha demanat un ordinador), aquesta persona també rebrà notificacions avisant-lo que s'inicia una compra en el seu nom.
Crear Comanda Pas 1

 

És important omplir bé la informació del contingut, ja que aquesta informació sortirà a la comanda que es generi per enviar al proveïdor

Pas 2

S'omple la informació del projecte o grup de despesa on es carregarà la comanda, el que ens indiqui la persona que ens ha demanat el material.  També se'ns demana l'import

 

Crear Comanda Pas 2

Pas 3

Afegir la descripció i la justificació de la compra.

Aquesta descripció serà la que apareixerà al portal de transparència de la Generalitat. En cas que sigui un projecte de finançament públic, a més, descriviu el víncle entre la compra i el projecte i indiqueu amb quina tasca o «workpackage» del projecte està vinculada.

Crear Comanda Pas 3

Pas 4

A aquest pas s'afegeix la informació del lliurament, ja pot ser a una persona usuaària de la UTG o a una ubicació validada per la UTGCNTIC. El camp és editable i per tant podem modificar l'adreça de lliurament.

És important afegir el termini de lliurament aproximat proposat pel proveïdor per tal de control·lar possibles endarreriments. Si no es posa res, aquest són 15 dies. Aquest termini es farà servir per als recordatoris.

Crear Comanda Pas 4

A aquest punt indicarem també quines són les persones que poden actuar com a recepcionadors del material per tal de introduïr informació de les diferents recepcions i les dades per fer l'inventari.

Si no els incloem, no podran gestionar a posteriori informació de la comanda

Crear Comanda Pas 4b

Pas 5

A continuació, per finalitzar el formulari,  podem afegir observacions per al proveïdor (que s'afegiran a la fulla de la comanda). Pe exemple podem indicar a quin número d'oferta fa referència la comanda o donar-li instruccions addicionals.

També podem afegir comentaris interns.
Crear Comanda Pas 5

Pas 6

Una vegada omplert tot el formulari, es pot:

  • Guardar la comanda com a esborrany: Aquesta es queda emmagatzemada al sistema i el sol·licitant la pot editar-la i acabar d’omplir-la més endavant per tramitar-la (o eliminar-la)
  • Guardar la comanda i afegir ofertes: La comanda es guarda al sistema i a més l’usuari pot adjuntar documentació a la comanda, però aquesta encara no es tramita.
  • Tramitar la comanda: La comanda ja està preparada llesta i s’envia a Administració per a que acabin d’introduir al SAP la comanda i generin el codi de disposició. Quan ho facin, rebren una notificació i podrem enviar el full de comanda al proveïdor

 

Com afegir ofertes

Com a mínim s'hauria d'adjuntar l'oferta del proveïdor que hem seleccionat al formulari anterior. Si afegim vàries ofertes del mateix proveïdor (per exemple diferents variants u opcions) és recomanable indicar en les observacions al proveïdor i/o a les observacions internes quina és l'oferta seleccionada.

Podem afegir les ofertes que vulguem (mínim de 3 per a compres superiors a 5000 € sense IVA, segons normativa vigent).  No cal que el proveïdor estigui donat d'alta a l'aplicació de compres si finalment no el seleccionem.

Crear Comanda Pas 6

Tramitar la comanda

Quan la comanda ja està preparada, amb totes les ofertes i detalls revisats, s’envia a Administració per a que acabin d’introduir al SAP la comanda i generin el codi de disposició.

Això es fa amb el botó "Tramitar la comanda" que surt al final del formulari.

Haurem d'esperar a rebre una notificació conforme ja s'ha validat la comanda i generat el codi de disposició, moment en que podrem enviar el full de comanda al proveïdor. Ocasionalment des d'Administració ens poden demanar revisió d'algun aspecte.

Crear comanda botons